Sua empresa vai mudar de sede. E agora?

Muitos questionam, preciso realmente de um arquiteto no processo de mudança? A resposta é invariavelmente sim, os profissionais de outras especialidades não possuem a formação que possa maximizar a criatividade, funcionalidade e estética, estão habilitados para gerenciamento de fornecedores da sua obra e para realizarem um projeto na medida do seu orçamento. Uma obra necessita de vários projetos complementares, e é comum atribuir ao arquiteto a coordenação dos mesmos no processo de mudanças e ou construção. É um profissional que deve ser contratado desde o início do processo e poderá inclusive auxiliá-lo na prospecção e fechamento do imóvel adequado ao seu projeto.    

2. Vou precisar de Engenheiro?

Um processo de mudança envolve diversas especialidades da engenharia: Ar Condicionado: É necessária a contratação de profissional especializado para ter um ambiente climatizado de forma eficiente. Uma instalação sem um projeto eficiente poderá acarretar gasto excessivo de equipamentos e consequente energia elétrica ou ter usuários insatisfeitos com o desconforto térmico. Cabe ao profissional tratar dos aspectos da umidade, renovação do ar, pressão e temperatura ideal desejada, considerando-se o bem estar dos ocupantes e as demais cargas térmicas existentes, falhas nestes aspectos podem deixar o ambiente insalubre. Proteção contra Incêndio: Para efetiva proteção contra incêndio é necessário um conjunto de medidas, avaliando os riscos e implantando as soluções inerentes, o projeto exige aprovação do corpo de bombeiros visando resguardar o patrimônio e a vida dos ocupantes. Luminotécnica: O estudo luminotécnico do novo escritório poderá ser feito pela arquitetura contratada, porém, caberá ao engenheiro eletricista projetar a distribuição do cabeamento, implantação e proteções necessárias. Infraestrutura e distribuição dos circuitos: : Esta é uma particularidade cuja responsabilidade cabe ao Engenheiro Eletricista. O projeto e aplicação de soluções deverá prever a infraestrutura necessária, dimensionar circuitos e proteções e implementar os quadros de distribuição levando em consideração a NBR 5410 que estabelece as condições mínimas para o perfeito funcionamento de uma instalação elétrica de baixa tensão, garantindo a segurança de pessoas ou animais e a preservação dos bens. Também é preciso considerar outras normas complementares, tais como a NR10 que tem como objetivo a segurança e a saúde dos trabalhadores que direta ou indiretamente interajam em instalações elétricas e serviços de eletricidade. Cabeamento estruturado: Este item atinge diretamente os usuários de Internet, Telefonia, CFTV, controle de acesso e outros. Trata-se das disposições padronizadas de cabos, conectores e meios de transmissão de modo que a infraestrutura seja eficiente e independente de aplicação. O projetista de cabeamento leva em consideração as diretrizes operacionais passadas pela área de TI do cliente e procura desenvolver uma infraestrutura adequada e aplicação de materiais buscando principalmente atingir uma performance adequada do fluxo de dados e longevidade das instalações com o menor custo de implantação e manutenção ao longo do tempo. Além das normas internacionais e boas técnicas utilizadas pelo mercado segue a norma brasileira 14.565 que tem como escopo principal, especificar um sistema de cabeamento estruturado para uso nas dependências de um edifício ou um conjunto de edifícios comerciais ou em campus, bem como a infraestrutura de cabeamento estruturado de Data Centers, abrangendo o cabeamento metálico e óptico.    

3. Que tipo de mobiliário devo adquirir:

Mobiliário técnico: Especificar o novo mobiliário é um dos papéis do arquiteto contratado, para defini-lo deverá levar em consideração além das questões econômicas adequadas ao projeto do cliente, a ergonomia, saúde e bem estar dos usuários. Alguns aspectos também são relevantes na seleção e decisão do mobiliário, deve-se levar em consideração a resistência e qualidade dos acabamentos de modo que permitam realocação, desmontagens e remontagens sem comprometer a estrutura inicialmente instalada. Deve ter calhas devidamente dimensionadas para passagem e acomodação do cabeamento de dados e elétrica permitindo uma taxa de ocupação de no máximo 40% e raios de curvatura que não comprometam a performance. É necessário possuir caixas de conectividade adequadas ao usuário para lógica e elétrica para que durante o uso seja fácil as conexões e desconexões e não fiquem com aquela “macarronada” de cabos aparentes que poluem o ambiente do usuário. Assentos: Devemos imaginar que o usuário passará 90% da sua jornada diária sentado na sua cadeira de trabalho. Sendo assim, a escolha dos assentos é de extrema importância e deve ser priorizada em um processo de compra. É primordial a qualidade do mecanismo, da espuma e do revestimento, prefira assentos de tecido que auxiliam na transpiração do corpo em longos períodos de uso. A cadeira do posto de trabalho deve ser giratória, ter braços com regulagem de altura, rodízios, altura regulável do assento e mecanismo de relax, assim vai se adaptar a cada usuário. Mobiliário decorativo: Beleza, praticidade e resistência a realocações são fatores importantes na decisão.    

4. Vou precisar de consultoria técnica?

Um estudo técnico relativo à sua mudança pode ser feito pelo escalão superior de sua empresa, porém, uma consultoria especializada poderá fazer um relatório pormenorizado dentro dos objetivos a serem alcançados, prevendo e definindo detalhes técnicos necessários ao sucesso da sua mudança, para empresas onde não podem ocorrer quaisquer falhas é recomendável.    

5. Quais sequências devo seguir para ter sucesso nesta empreitada?

a. Estudo das necessidades; b. Estudo de viabilidade; c. Contratar consultoria técnica (poderá ser a arquitetura); d. Fechar contrato de locação da nova sede; e. Contratar arquitetura; f. Solicitar e aprovar projetos técnicos de arquitetura e complementares (recomendável reunião técnica com gerentes de TI e colaboradores envolvidos); g. Contratar engenheiros e demais fornecedores (agendar e gerenciar reuniões técnicas de alinhamento); h. Elaborar cronograma físico e financeiro; i. Adquirir mobiliário técnico e decorativo e demais ativos; j. Acompanhar cronograma físico, prever e corrigir desvios; k. Contratar links principais e redundantes; l. Planejar a data de mudança; m. Comunicar e planejar a entrega do imóvel atual; n. Fiscalizar a entrega de móveis e ativações; o. Contratar equipe de mudança; p. MUDAR! q. Exigir acompanhamento técnico durante e depois da mudança; r. Exigir relatórios de ativação; s. Programar plantão de fornecedores no 1º dia de ocupação, principalmente elétrica e dados; t. Solicitar as built e ART dos projetos implantados, com memorial técnico e termos de garantia.    

6. Mudei, e agora? Os colaboradores querem alterações, como proceder?

Durante a fase de projetos é sempre difícil aos usuários e gestores terem 100% de certeza do que vão receber e se tudo está conforme as expectativas, então, como toda e qualquer obra, após a entrega há alguma solicitação de adequação e mudança, seja para atender a logística empresarial ou necessidade dos usuários. Tais mudanças deverão ser discutidas e planejadas com a arquitetura contratada para viabilizar custos e atividades. Para minimizar e evitar estes problemas é conveniente que os parâmetros sejam discutidos e aprovados previamente. A nossa experiência em projetos realizados mostra que ao longo do primeiro ano é possível que o projeto sofra em média até 15% de alterações. Também é comum haver a necessidade de instalar equipamentos após a ativação e um dos aspectos relevantes é a existência de disponibilidade ou não de carga nos quadros de distribuição. Na elaboração dos projetos elétricos, muitas vezes são considerados o consumo nominal dos equipamentos e um fator de simultaneidade que ajusta as cargas projetadas ao disponibilizado pela concessionária de energia. Recomendamos então, que logo no início das operações do cliente, seja feito um relatório de qualidade de energia, instalando por um período médio de 7 dias um aparelho no quadro principal (QDG) que fará uma análise da demanda, picos e quedas de tensão, consumo, corrente, etc. Os relatórios emitidos pelo equipamento serão utilizados para decisões futuras e novas implementações com a segurança de não ultrapassar o limite de carga permitido.